Qui est responsable ? Intégrez facilement les formateurs à vos offres de cours

Voilà vos projets réduits à néant. Et voilà votre tranquillité perdue.

L'adéquation entre l'offre et la demande de formations est un véritable casse-tête. Il faut non seulement tenir compte de la disponibilité des salles (les salles de classe), mais aussi de celle des formateurs. Et même si une salle attend patiemment d'être utilisée, les formateurs peuvent être en vacances, avoir des rendez-vous médicaux ou être déjà engagés auprès d'un autre client.

Utilisez-vous encore des feuilles Excel ou des calendriers séparés pour gérer cela ? Vous risquez alors de faire des doubles réservations. i-Reserve simplifie ce processus en gérant vos formateurs avec autant d'intelligence que vos salles de cours. Dans cet article, nous vous expliquons comment associer facilement vos formateurs à vos formations.

Les personnes sont aussi des « ressources »

Sur i-Reserve on parle souvent de « ressources ». Cela peut paraître un peu technique et peu convivial quand on parle de ses professeurs préférés, mais c'est la base d'un emploi du temps solide.

Une ressource désigne tout ce dont vous avez besoin pour effectuer une réservation. Il peut s'agir d'un court de tennis, d'un projecteur, d'une salle de réunion, voire même d'une personne.

En créant vos formateurs dans le système en tant que ressource « Personnel », vous leur attribuez une identité propre dans le planning. Vous les saisissez avec leurs nom et prénom et, surtout, vous pouvez ensuite les associer à des activités.

Voici le point de départ du raisonnement. Le système sait désormais que, pour le cours « Comptabilité pour débutants », j'ai besoin non seulement de la « salle 3 », mais aussi du « professeur Peters ».

Contrôle en temps réel : l’éditeur de votre emploi du temps

Comment éviter que « Maître Peters » ne soit programmé deux fois ? C’est simple : le système surveille votre progression.

Lorsque vous planifiez un nouveau cours et sélectionnez un employé dans la section Personnel, i-Reserve effectue immédiatement une vérification de disponibilité en arrière-plan.

• L'enseignant a-t-il déjà un autre cours prévu à ce moment-là ?
• L'enseignant a-t-il demandé un congé ?
• Est-ce en dehors de ses heures de travail ?

Si vous répondez « oui » à l'une de ces questions, vous recevrez une notification immédiate. Le système vous protège contre les erreurs. Vous ne pouvez confirmer la réservation que si le lieu et le formateur donnent leur accord. Ainsi, vous avez l'esprit tranquille. Plus besoin de parcourir manuellement trois calendriers Outlook différents ni d'espérer ne pas vous tromper.

Actions groupées : Accélérer

Vous organisez une série de cours de dix semaines ? Vous n’avez donc pas envie de sélectionner manuellement le même formateur dix fois. Grâce à la fonction de planification groupée, vous pouvez sélectionner l’ensemble de la série en une seule fois et attribuer le formateur habituel. Le système vérifie ensuite sa disponibilité pour les dix dates simultanément.

Finies les dérobades : laissons les entraîneurs s'en charger eux-mêmes

En tant que personne chargée de l'organisation, vous êtes souvent le canal de transmission des informations. « Êtes-vous disponible mardi ? », « Non, j'ai rendez-vous chez le dentiste ce jour-là. », « D'accord, et mercredi ? ».

Tous ces échanges de courriels et ces appels prennent un temps fou. Pourquoi ne pas inverser la tendance ?

Dans i-Reserve vous pouvez associer la ressource (le formateur) à un compte utilisateur. Vos enseignants et formateurs auront ainsi accès à une section dédiée du système.

Cela présente deux avantages majeurs :

1. Ils gèrent leur propre disponibilité

Les formateurs peuvent se connecter eux-mêmes et indiquer leurs disponibilités.

• Le travailleur indépendant : Il travaille souvent à l'heure. Il peut indiquer précisément dans le système ses disponibilités horaires.
• Le salarié à temps plein : Il travaille pour vous en permanence, mais prend aussi des congés. Il se contente d'enregistrer ses congés ou absences.

Cela se reflétera immédiatement dans votre planning. Si un entraîneur est indiqué en rouge, cela signifie que vous n'avez pas besoin de le contacter.

2. Ils voient leur propre emploi du temps

« Où devais-je être demain ? » Plus besoin de poser cette question à votre coach. Il se connecte et consulte son planning personnel, avec les lieux et les horaires. Tout le monde est informé en temps réel, sans que vous ayez à envoyer les plannings par e-mail tous les jours.

Aperçu visuel

Parfois, on souhaite simplement avoir une vue d'ensemble de l'avancement des travaux. Dans le planning i-Reserve , vous pouvez attribuer une couleur à chaque employé.

Dans le récapitulatif mensuel, vous pouvez immédiatement voir :

• Bleu représente l'enseignante Jan.
• Verte est l'enseignante Els.
• La zone grise n'a pas encore été remplie.

Vous pouvez immédiatement repérer les lacunes et vérifier si la charge de travail est répartie équitablement.

Vous avez la stratégie, nous avons le casse-tête

La planification des cours et des formations est un processus humain. Il est essentiel d'assurer une adéquation optimale entre le groupe et le formateur. C'est là que réside votre expertise. Vérifier la disponibilité du formateur pour une autre formation est un calcul complexe. C'est là que réside notre expertise.

En intégrant vos formateurs comme ressources à votre système, vous éliminez les risques d'erreurs dans votre processus. Vous évitez ainsi les doubles réservations, les appels téléphoniques embarrassants aux stagiaires et le stress au travail.

Vous avez terminé le casse-tête de la planification ?

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